כשהעסק סובל ממשבר גיל המעבר

הארגון העסקי, כמו גוף האדם, זקוק מעת לעת לביקורת תקופתית. להלן 10 סימפטומים שיסייעו לכם לאבחן האם העסק שלכם מתחיל להזדקן.

אנשים רבים מגלים לפתע, שבגיל מסוים יש פער בין היכולת הפיזית לבין היכולת המנטאלית והנפשית שלהם. דבר דומה מתרחש בהרבה מאוד עסקים וגם הם עלולים לסבול ממשבר גיל המעבר.

במקרים רבים מדובר בעסק שהוקם על ידי יזם פרטי וצמח בקצב מהיר יחסית בכל הקשור להיקף המכירות, מצבת כוח האדם, התשתית והמלאים. למרות שהמאזנים נראים בדרך כלל לגמרי לא רע, מקבל הבעלים לפתע אזהרה מהבנק שחייבים להקטין את המינוס.

פתאום, מנהל העסק, שהוא לרוב גם הבעלים, מוצא עצמו עוסק כמעט במשרה מלאה, בהתמודדות מול הבנק בגיוס בטחונות, ערבויות, שעבודים וחיפוש מקורות אשראי נוספים.

למרבה הצער, החברה מתעשתת רק בשלב זה ונכנסת לתהליך הבראה, אם בכוחות עצמה אם בעזרת גופים מקצועיים חיצוניים.

עדיף כמובן שלא להגיע למצב דומה. תוכנית ההבראה המוכנת בשלב שכזה נעשית לרוב תחת לחץ כבד, שבו ניתנת עדיפות להשגת תזרים מזומנים חיובי לזמן הקצר, לעיתים על חשבון הטווח הארוך.

לכן, קיים צורך חיוני במעבר לשיטות ניהול מקצועיות יותר. הדבר אינו אומר בהכרח כי היזם או הבעלים איננו מתאים עוד לנהל את החברה. לעיתים, הכוונה והדרכה, יביאו להשגת השינוי הנדרש.

ניהול מקצועי ומסודר מצטייר אולי כחסר השראה ומסורבל, אך הדבר איננו בהכרח כך.

תכנון מוקדם ובקרה שוטפת אינם עומדים בסתירה ליצירתיות, אינטואיטיביות בריאה וקבלת החלטות מהירה.

ישנם כמה אינדיקציות וסימפטומים המשותפים למרבית החברות הנקלעות למצב פיננסי קשה.

בחינת הקריטריונים הללו תסייע להגברת מודעות המנהלים והיזמים לצורך ביצוע בדק בית, לפני הגעה למצב של "אין ברירה", בדיוק כפי שרופאים ממליצים לערוך בדיקות תקופתיות.

הגורמים העסקיים, שיכולים וצריכים "להדליק" את נורות האזהרה למנהל החברה, הם רואה החשבון והבנקאי של החברה. שיתוף פעולה עם גורמים מקצועיים אלו עשוי בהחלט לסייע ל"גילוי מוקדם" של בעיות לפני שהן מתפרצות באופן שלעיתים, כמו בחיים, הוא כמעט בלתי הפיך.

להלן עשרת הסימפטומים המובילים לתחלואי החברה:

1 מערכת מידע שיווקי

מפתיע לגלות כיצד לעיתים מתקשים מנהלי חברות לענות על שאלות טריוויאליות יחסית, כגון התפלגות המכירות בים המוצרים והשווקים המרכזיים. בנוסף, ניתן למצוא לא מעט חברות בגודל בינוני, עם מחזור שנתי של 10-30 מיליון שקל, שיש להן מוצר ולעיתים אלפי מוצרים קטלוגיים, המיועדים לקבוצה הכוללת רק כמה מאות לקוחות.

מעניין לציין, כי לאותן חברות יש בדרך כלל את תשתית המחשוב והתוכנה הדרושה, להשגת מרבית המידע והדבר היחידי שחסר הוא מודעות.

2 מערכת תקציב ובקרה

גם לנושא התקציב והבקרה המודעות כמעט ולא קיימת. אף כאן שורש הבעיה אינו טמון בהעדר תשתית מחשב, תוכנה או כוח אדם, אלא בהעדר הכרה בבעיה. חלק מהמנהלים לא מבינים "למה זה טוב" ורק כאשר הם מגלים כי "זה טוב להשגת האשראי הנכסף מהבנק", הם מוכנים להקדיש מחשבה ומאמצים לעניין. מרבית המנהלים מגלים רק בשלב מאוחר יותר שתקציב הוא כלי מרכזי בניהול ובשליטה על החברה.

3 מערכת ניהול מלאי

למרות שהמלאי מנוהל לרוב בעזרת המחשב, וכל כניסה ויציאה מהמלאי מתועדים, לא נעשה שימוש במודלים, כמו יצירת המלצת הזמנה על ידי המחשב על בסיס רמות המלאי המעודכנות ורמות מינימום שניתן להגדיר למחשב. בעיה נפוצה נוספת היא הפערים הגדולים בין המלאי בפועל למלאי המדווח במחשב, כשלא נהוג לבצע יותר מספירת מלאי אחת בשנה.

4 בקרת גבייה ואובליגו לקוחות

למרות רגישותו של הנושא והמודעות לגביו, לא נעשה לרוב שימוש במעקב אובליגו (האם יתרת החוב של הלקוח, כולל שיקים דחויים, היא מעל סכום האובליגו שהחברה קבעה שהוא מקסימאלי לאותו לקוח). במקביל, הטיפול בחריגי גבייה ומפגרים בתשלומים אינו כולל לרוב סנקציה כמו גביית ריבית או התחשבנות על ימי ערך.

5 מערכת תכנון תזרים מזומנים

המערכת לרוב איננה פעילה, וגם אם היא כבר פועלת, הדבר נעשה במתכונת חלקית ובצורה של תזרים צפוי משיקים דחויים, שהופקדו לחשבון או שנמסרו לספקים. נתונים אלו אינם מספיקים כדי לחשב ולהעריך את היקף האובליגו הצפוי, אפילו לטווח של ימים ושבועות, שלא לדבר על תקופות ארוכות יותר. בהקשר הפיננסי, מסתבר שקיים לעיתים חוסר הבנה וידיעה מהו בעצם האובליגו הכולל, כפי שהוא מוצג ומדווח ע"י הבנקים. מהו שווי הביטחונות, הערבויות האישיות, ועל פי איזה מפתחות נקבע הערך של השעבוד השוטף.

6 העדר הגדרת תפקידים ניהוליים

סימפטום זה בולט בעיקר כשמדובר בחברה משפחתית שפועלים בה כמה מנהלים. כאשר מנסים לברר מי אחראי ועל מה, מסתבר שהנושא לא תמיד ברור.

7 העדר ישיבות הנהלה שוטפות

בחברות רבות לא מתקיים תהליך מסודר ושיטתי של ישיבות שבהן אמורים להיכלל דיווחים על התקדמות של מנהלי המחלקות השונות בביצוע התכניות.

8 העדר ניהול פיקוח ותמרוץ מסודר של אנשי מכירות

בחברות בינוניות רבות, שאינן מסוגלות לגייס תקציבי פרסום משמעותיים, אנשי המכירות הופכים למעשה לנכס המשמעותי ביותר מבחינת השפעה על היקפי המכירות.

בפועל, רק בחברות מעטות מתקיימים טיפוח, אימון, הכשרה, פיקוח ותמרוץ הולם לאנשי מפתח אלו ולא מדובר על תמריצים כספיים בלבד.

9 העדר ניהול וטיפוח משאבי אנוש

בחברות רבות לא נערכות פעולות גיבוש והעברת מידע ומוטיבציה מצד ההנהלה, למעט מתן שי לחגים ובמקרה הטוב, הרמת כוסית בראש השנה.

10 מערכת תמחור והמחרה לא מעודכנת ולא ממוחשבת

כאמור, לעיתים מדובר במטריצות מוצרים/ לקוחות גדולות ומורכבות מאוד. למרות זאת, במרבית המקרים הנטייה היא שלא להיעזר בכלים שמציעות רוב התוכנות לניהול מכירות לצורך שליטה ובקרה על קביעת מחירים, עדכונים, הנחות, מבצעים ובונוסים. כתוצאה מכך, נוצרות לעיתים טעויות בתמחור מוצרים, שגורמות להפסד/ איבוד מכירות, כתוצאה מקביעת מחירים לא תחרותיים מספיק.